根據照片反映的事件(事物)的發展規律,按其內容、屬類、時間進行整理。保持它們之間的有機聯系,并給每張照片附上文字說明,使觀看者和利用者感到有序有次,內容明確,形象鮮明,印象深刻。

這是分類工作的最基本的要求。照片檔案有底片和正片(照片)之分,不論底片還是照片都應備有文字說明材料。

(一)底片的分類方法：

底片應逐張裝在半透明的光滑紙袋里,其主要分類方法有下列幾種：

1、按底片的尺寸分類：

這種分類方法比較方便,可按所需要的尺寸制做出各種規格的盒子來裝底片。這種方法適應于收集的照片檔案材料多,各個歷史時期形成不同規格的底片。

2、按底片材料分類：

如硬質片(玻璃底片)或軟質片(膠片底片)分類。

3、按年度分類：

即按照片產生的不同歷史時期分類。
 

4、按拍攝者分類：

即按照相作者分類。

5、按內容分類：

以上幾種常用分類方法,具體到一個單位,應根據實際情況而選用其中一種。但是,不論采用哪一種分類方法,一定要將彩色照片的底片和黑白照片的底片分開,機密照片底片與一般照片底片分開。底片較少的單位分類不宜分得太細。

底片經分類后,可以一張或以一組有機聯系的底片為一個保管單位,編一個底片號,用刻筆或用鋼筆在底片右上角處寫上編號。以一組底片編一個號的,其中每一張底片應在底片號后邊應加上一個分號。如TJ-RW012①、012②等。TJ-RW代表天津人物照片，012是一組底片的編號,①即是這組底片中的第一張底片,②是第二張底片。底片號也是檔案號。

底片目錄包括：底片號、內容、拍攝者、時間、地點、底片數量,技術情況,收到日期(收進檔案室)及備考表等項目。